Zawiadomienie o ochronie danych osobowych

PROCES REKRUTACJI ORAZ WNIOSKOWANIA O PRACĘ

1. CEL I ZAKRES ZAWIADOMIENIA

Niniejsze zawiadomienie ma na celu wyjaśnić jak Smurfit Kappa Group (dalej “Grupa” oraz “my”) będzie obchodzić się z twoimi Danymi Osobowymi oraz określa informacje, w tym informacje osobowe wyszczególnione poniżej odnoszące się do ciebie (“Dane Osobowe”), które będą zbierane
i przetwarzane przez Smurfit Kappa Polska zakładając, że:

Bierzesz udział w procesie rekrutacji prowadzonym w Grupie;
Z własnej inicjatywy składasz CV/list motywacyjny przedstawicielowi Grupy na zasadzie ad hoc;
Ubiegasz się o pracę zgodnie z ofertą pracy zamieszczoną przez Grupę;
Osoba rekrutująca/podmiot trzeci przekazuje twoje CV/list motywacyjny do Grupy i zapraszamy cię na rozmowę o pracę.

Administratorem twoich Danych Osobowych jest Smurfit Kappa Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-163), ul. Klasyków 36 , która jest członkiem Grupy. Ogólnie, za twoje Dane Osobowe będzie odpowiadała Grupa. Aby uzyskać więcej informacji na temat Grupy, w tym by zobaczyć pełną listę podmiotów należących do Grupy, proszę odwiedzić witrynę Grupy (www.smurfitkappa.com/vHome/com/Locations). Podmioty należące do Grupy opracowały i wdrożyły procedury mające na celu zapewnić ochronę twoich Danych Osobowych.

Niniejsze zawiadomienie dotyczy wszystkich złożonych podań o pracę oraz procesów rekrutacyjnych koordynowanych przez Grupę. W przypadku pytań lub uwag dotyczących niniejszego zawiadomienia, prosimy o kontakt z naszym Zespołem ds. RODO poprzez adres e-mail: daneosobowe.poland@smurfitkappa.pl

WAŻNE: Jeżeli otrzymamy twoje CV za pośrednictwem podmiotu rekrutującego, z którym nawiązałeś/aś kontakt, zachęcamy cię do zapoznania się z odpowiednim dokumentem dot. ochrony danych osobowych podmiotu pośredniczącego w rekrutacji, aby zrozumieć w jaki sposób twoje Dane Osobowe są przetwarzane przez podmiot pośredniczący w rekrutacji, jeśli jest administratorem twoich Danych Osobowych niezależnie od Grupy.

2. ZASTOSOWANIE NINIEJSZEGO ZAWIADOMIENIA

Niniejsze zawiadomienie dotyczy sposobu w jaki zbieramy i przetwarzamy twoje Dane Osobowe od momentu dostarczenia twoich Danych Osobowych w podaniu o pracę, do momentu w którym rozpoczniesz pracę z nami (jeśli to nastąpi). Po rozpoczęciu pracy z nami, sposób w jaki będziemy przetwarzali twoje Dane Osobowe nie będzie określany przez niniejsze zawiadomienie, tylko przez nasze Zawiadomienie o Ochronie Danych Pracowniczych (które zostanie ci udostępnione po rozpoczęciu pracy w Grupie).

3. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY

W ramach procesu rekrutacji oraz ubiegania się o pracę, gromadzimy Dane Osobowe, które nam przekazujesz i które mogą obejmować:

Dane Osobowe takie jak twoje imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numery telefonów kontaktowych,
Dane dotyczące poprzednich miejsc pracy, takie jak długość zatrudnienia i stanowisko pracy;
Dane dotyczące twoich kwalifikacji takie jak twoje umiejętności, wykształcenie, znajomość języków obcych (włącznie z biegłością znajomości danego języka), gotowość podjęcia pracy w danym kraju (np. dane dotyczące twojego obywatelstwa lub wizy), twoje doświadczenie zawodowe w zakresie pracy, o którą się ubiegasz
Dane dotyczące twoich preferencji, takie jak stanowisko pracy, którym możesz być zainteresowany/a, oczekiwana wysokość wynagrodzenia, informacje na temat twojej dostępności w celach przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej i/lub rozpoczęcia pracy w Grupie (tj. twój aktualny termin wypowiedzenia) lub pracy na bieżąco (np. praca na pełny etat, praca tymczasowa lub w weekendy), czy jesteś skłonny/a zgodzić się na relokację lub pracę zdalną, czy jesteś skłonny/a dojeżdżać do pracy
Informacje, które możesz nam przekazać w odpowiedzi na nasze zapytania lub pytania w fazie rozmów kwalifikacyjnych (włącznie z informacjami na twój temat, które gromadzimy w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej i/lub procesu rekrutacji);

Przetwarzanie twoich Danych Osobowych jest dla nas konieczne w celu dokonania oceny twojego podania o pracę i/lub włączenia cię do procesu rekrutacji. Dodatkowo, może zaistnieć potrzeba przetwarzania przez nas twoich Danych Osobowych w celu podjęcia działań związanych
z zaproponowaniem ci pracy i podpisaniem umowy o pracę z nami. Jeśli nie życzysz sobie przekazywać nam swoich Danych Osobowych w celach opisanych w niniejszym zawiadomieniu, nie będziemy w stanie ocenić przedłożonego przez ciebie podania o pracę i/lub włączyć cię do procesu rekrutacji i/lub zaproponować ci umowy o pracę.

Należy zauważyć, że jeżeli przekażesz informacje, które uważasz za ważne w procesie ubiegania się o pracę lub wzięcia udziału w procesie rekrutacji, takie jak listy motywacyjne, referencje od poprzednich pracodawców oraz inne dokumenty, które mogą zawierać twoje Dane Osobowe, będziemy przechowywać oraz przetwarzać wszelkie tego rodzaju Dane Osobowe zgodnie
z warunkami niniejszego zawiadomienia.

4. W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE

Poniższa tabela przedstawia szczegóły dotyczące kluczowych przyczyn, z powodu których (“Podstawa prawna”) oraz dla których (“Cele”) zbieramy, pozyskujemy oraz przetwarzamy twoje Dane Osobowe. Podmioty trzecie oraz podmioty należące do Grupy, z którymi dzielimy się twoimi Danymi Osobowymi („Odbiorcy”) są wymienione w Rozdziale 5 (Ujawnienie Twoich Danych Osobowych) niniejszego Zawiadomienia.

TWOJA DOBROWOLNA ZGODA:

Podstawa Prawna

Przetwarzamy twoje Dane Osobowe na podstawie twojej dobrowolnej zgody.

Cele

Pozyskujemy, zbieramy i przetwarzamy twoje Dane Osobowe w następujących celach:

- Przetwarzania twojego podania o pracę, włączając w to możliwość skontaktowania się z tobą w związku z rozmowami o pracę i/lub zaproponowania Ci pracy po fazie rozmów o pracę (dotyczy to danych w zakresie wykraczającym poza dane określone w art. 22¹ Kodeksu Pracy);

- Oceny twoich Danych Osobowych w związku z zaistniałymi wolnymi stanowiskami pracy, które w naszej ocenie mogłyby być dla ciebie odpowiednie (dotyczy to danych w zakresie wykraczającym poza dane określone w art. 22¹ Kodeksu Pracy);

- Przetwarzania informacji od podmiotów trzecich, np. kwalifikacje, referencje;
Podanie Danych Osobowych w zakresie wykraczającym ponad zakres określony w art. 22¹ Kodeksu Pracy (np. zamieszczenie w CV informacji o swoim hobby) jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie przez Smurfit Kappa Polska Sp. z o.o. takich danych w powyższych celach. Podanie takich danych jest dobrowolne.

- Przechowania twoich Danych Osobowych (np. w przypadku, w którym twoja kandydatura została odrzucona) w celu skontaktowania się z tobą w związku z możliwymi przyszłymi ofertami pracy w Grupie, które mogłyby cię zainteresować. Jeśli chcesz, abyśmy wykorzystywali Twoje Dane Osobowe w takim celu, zamieść w swoim CV następujące oświadczenie i podpisz się pod nim: Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Smurfit Kappa Polska sp. z o.o. moich danych osobowych na potrzeby rekrutacji prowadzonych w przyszłości.
Brak takiego oświadczenia spowoduje, że Twoje Dane Osobowe nie będą wykorzystywane do przyszłych rekrutacji.

Przysługuje Ci prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych Osobowych w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Aby wycofać zgodę na przetwarzanie Danych Osobowych, skontaktuj się w dowolny sposób z administratorem danych, wykorzystując jego dane kontaktowe wskazane w pkt 1 niniejszego zawiadomienia.

ZGODNOŚĆ Z OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM, PODJĘCIE DZIAŁAŃ NA ŻĄDANIE OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ, PRZED ZAWARCIEM UMOWY

Podstawa Prawna

Przetwarzanie twoich Danych Osobowych jest konieczne w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, na Twoje żądanie oraz w celu spełniania wymogów prawnych obowiązujących nas jako przyszłego pracodawcę podlegającego obowiązującemu prawu w Polsce lub prawu Unii Europejskiej

Cele

Pozyskujemy, zbieramy i przetwarzamy twoje Dane Osobowe w celu spełniania następujących obowiązujących nas wymogów prawnych:

- w celu przestrzegania prawa obowiązującego w Polsce oraz w Unii Europejskiej w zakresie zatrudnienia, równości oraz bezpieczeństwa i higieny pracy; w szczególności obowiązków prawnych wynikających z Kodeksu pracy.

Pozyskujemy, zbieramy i przetwarzamy twoje Dane Osobowe w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, na Twoje żądanie:

- Oceny twoich Danych Osobowych w związku z zaistniałymi wolnymi stanowiskami pracy, które w naszej ocenie mogłyby być dla ciebie odpowiednie (dotyczy to danych w zakresie określonym w art. 22¹ Kodeksu Pracy);

UZASADNIONY INTERES

Podstawa Prawna

Możemy przetwarzać twoje Dane Osobowe w celu realizacji wewnętrznych celów administracyjnych Grupy

Cele

Pozyskujemy, gromadzimy i przetwarzamy twoje Dane Osobowe w celu:

- realizacji wewnętrznego celu administracyjnego Grupy, którym jest nadzorowanie procesów rekrutacyjnych w Grupie.

OCENA TWOJEJ ZDOLNOŚCI DO WYKONYWANIA PRACY

Podstawa Prawna

Przetwarzanie twoich Danych Osobowych jest konieczne w celu umożliwienia nam oceny twojej zdolności do wykonywania pracy

Cele

Pozyskujemy, gromadzimy i przetwarzamy twoje Dane Osobowe w celu:

- oceny twojej zdolności lub braku zdolności do wykonywania pracy.

Twoje Dane Osobowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których są zbierane (zgodnie
z opisem w Rozdziale 4), chyba że uznamy w rozsądny sposób, że konieczne jest ich użycie z innego powodu, a powód ten będzie zgodny z pierwotnym celem. Jeżeli zajdzie potrzeba użycia twoich Danych Osobowych do celów niezwiązanych, zostaniesz o tym poinformowany zgodnie z zapisami Rozdziału 10 niniejszego Zawiadomienia oraz otrzymasz wyjaśnienia odnośnie podstawy prawnej, która umożliwia nam takie postępowanie.

5. UJAWNIENIE DANYCH OSOBOWYCH

Możemy ujawnić niektóre lub wszystkie twoje Dane Osobowe następującym stronom trzecim:

Wewnętrznym jednostkom biznesowym takim jak Dział Personalny, IT, Finanse, Kadra Zarządzająca w Grupie oraz personel wsparcia, który zgłosił wolny etat w swoim dziale, lub który odbył z tobą rozmowę o pracę;
Twoim poprzednim pracodawcom, jeśli udostępniłeś ich dane w referencjach, o ile wyrazisz na to zgodę;
Agencjom pośrednictwa pracy;
Agencjom pracy tymczasowej;
Członkom i udziałowcom Grupy;
Zewnętrznym dostawcom usług, którzy wspierają Grupę w zakresie inicjatyw oraz kampanii rekrutacyjnych;
Profesjonalnym doradcom, takim jak radcy prawni, konsultanci i księgowi.

6. PRZEKAZYWANIE TWOICH DANYCH OSOBOWYCH

Twoje Dane Osobowe mogą zostać przez nas przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (“EOG”) do innych członków Grupy lub innych odbiorców. Niektórzy Odbiorcy (nasi dostawcy będący podmiotami trzecimi lub inne spółki należące do grupy), którzy przetwarzają twoje Dane Osobowe w naszym imieniu mogą przekazywać twoje Dane Osobowe poza EOG do państwa, które nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony twoich Danych Osobowych. W przypadkach, kiedy następuje takie przekazanie Danych Osobowych, nasza polityka stanowi, że:

a) przypadki takie nie mogą mieć miejsca bez naszego wcześniejszego pisemnego zatwierdzenia;

b) w celu ochrony twoich Danych Osobowych musi zostać podpisana odpowiednia umowa powierzenia, na przykład w postaci Standardowych Klauzul Umownych lub wdrożone muszą zostać inne mechanizmy przekazania zatwierdzone przez Komisję Europejską lub organy nadzoru (takie jak np. Komisja Ochrony Danych).

7. PRZECHOWYWANIE TWOICH DANYCH OSOBOWYCH

Jeśli jesteś kandydatem do pracy, który pozytywnie przeszedł proces rekrutacji, wówczas Dane Osobowe, które zgromadziliśmy na twój temat, oraz które dostarczyłeś/łaś nam w trakcie procesu ubiegania się o pracę/rekrutacji, będziemy przechowywać w celu zawarcia z tobą umowy o pracę, w zakresie niezbędnym do tego celu. Tego rodzaju Dane Osobowe będą przechowywane zgodnie z naszą Polityką Przechowywania Dokumentacji (która zostanie Ci udostępniona, w momencie rozpoczęcia pracy u nas).

Jeśli jesteś kandydatem do pracy, który nie przeszedł pozytywnie procesu rekrutacji, lub zaaplikował o pracę mimo braku aktualnych procesów rekrutacyjnych - usuniemy niezwłocznie twoje Dane Osobowe albo - o ile wyrazisz na to zgodę - będziemy przechowywali twoje Dane Osobowe przez okres do 12 miesięcy następujących po rozmowie o pracę, w której brałeś/łaś udział lub po przedłożeniu przez ciebie podania o pracę, w celu umożliwienia nam kontaktu z tobą w przypadku przyszłych rekrutacji w Grupie, które według nas mogłyby cię zainteresować.
Należy zauważyć, że w określonych przypadkach, możemy przechowywać twoje Dane Osobowe przez dłuższy okres czasu, na przykład jeśli jesteśmy w trakcie rozpatrywania skargi.

8. TWOJE PRAWA I JAK Z NICH KORZYSTAĆ

Przysługuje ci szereg praw w odniesieniu do twoich Danych Osobowych, które są przedstawione w niniejszym Rozdziale 8. Należy jednak zauważyć, że w niektórych okolicznościach prawa te mogą nie być absolutne.

Prawo do dostępu

Przysługuje Ci prawo do zażądania kopii przechowywanych przez nas twoich Danych Osobowych oraz prawo dostępu do informacji na swój temat, które przechowujemy. Twoje żądanie dostępu będzie podlegało opłacie w przypadku, gdy naszym zdaniem będzie ono nieuzasadnione lub jego zakres będzie nadmierny.

Prawo do sprostowania

Przysługuje Ci prawo do sprostowania lub uzupełnienia twoich Danych Osobowych.

Prawo do usunięcia

W pewnych okolicznościach, Twoje Dane Osobowe mogą być usunięte, na przykład jeśli nie będziemy potrzebować już twoich Danych Osobowych do celów opisanych w niniejszym dokumencie.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Przysługuje Ci prawo do żądania ograniczenia przetwarzania twoich Danych Osobowych w pewnych przypadkach, na przykład jeśli uznasz, że przechowywane przez nas twoje Dane Osobowe są nieprawidłowe lub że wykorzystujemy twoje Dane Osobowe niezgodnie z prawem. Jeśli skutecznie skorzystasz z tego prawa, będziemy przechowywali twoje Dane Osobowe i wstrzymamy się od innego ich przetwarzania, aż do rozstrzygnięcia tego żądania.

Prawo do przenoszenia danych

Możesz zażądać byśmy dostarczyli ci twoje Dane Osobowe, które nam podałeś/-łaś w uporządkowanym, powszechnie stosowanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz możesz zażądać abyśmy przesłali twoje Dane Osobowe bezpośrednio do innego administratora danych w przypadkach, gdy jest to technicznie wykonalne. Prawo to powstaje jedynie gdy: (1) przetwarzamy twoje Dane Osobowe za twoją zgodą lub gdy jest to konieczne w celu wykonania naszej umowy z tobą oraz (2) przetwarzanie jest prowadzone w sposób zautomatyzowany.

Prawo do odwołania zgody

Aby wycofać zgodę na przetwarzanie Danych Osobowych, skontaktuj się w dowolny sposób z administratorem danych, wykorzystując jego dane kontaktowe wskazane w pkt 9 niniejszego zawiadomienia.

Możesz skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw poprzez złożenie pisemnego żądania do naszego Zespołu ds. RODO.

Zostaniesz poinformowany/-a o wszelkich podejmowanych czynnościach w związku z przedstawionym przez ciebie żądaniem dotyczącym któregokolwiek z przysługujących ci praw bez zbędnej zwłoki oraz nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania przez nas twojego żądania. Termin ten może zostać wydłużony do dwóch miesięcy, jeżeli okaże się to konieczne biorąc pod uwagę okoliczności żądania. Gdyby takie wydłużenie terminu miało mieć miejsce, zostaniesz o tym poinformowany/-a.

9. PYTANIA DOTYCZĄCE NINIEJSZEGO ZAWIADOMIENIA

Jeżeli masz jakiekolwiek obawy związane z tym w jaki sposób twoje Dane Osobowe są przetwarzane
i używane przez Grupę, skontaktuj się z naszym Zespołem ds. RODO pod adresem daneosobowe.poland@smurfitkappa.pl.
Jeżeli nadal nie jesteś usatysfakcjonowana/y z działań podjętych przez Grupę oraz odpowiedzią jaką uzyskałaś/eś, masz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji możesz uzyskać na stronie internetowej www.uodo.gov.pl.

10. ZMIANY W NINIEJSZYM ZAWIADOMIENIU

Jeżeli niniejsze zawiadomienie ulegnie zmianie, częściowo lub w całości, wedle naszego uznania, wszelkie zmiany zaczną obowiązywać natychmiast po przekazaniu ci zmodyfikowanego zawiadomienia.

Jeżeli kiedykolwiek zdecydujemy się użyć twoich Danych Osobowych w sposób znacząco różniący się od tego, jaki został opisany w niniejszym zawiadomieniu, lub jaki został ci przedstawiony w jakikolwiek inny sposób kiedy były one zbierane, zostaniesz o tym powiadomiony i będziesz miał możliwość wyboru czy chcesz, aby twoje Dane Osobowe były używane przez nas w tenże nowy sposób.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania lub obawy związane z niniejszym zawiadomieniem, prosimy o kontakt z naszym Zespołem ds. RODO, do którego kontakt zastał podany w rozdziale 9 niniejszego zawiadomienia.